März 2021: In nur acht Monaten hebt emineo den städtischen Energieversorger Energie Wasser Bern (ewb) auf das SAP-System der Zukunft
S/4HANA Migration und S/4HANA Finance: IT-Beratungs- und SAP-Spezialist emineo AG hebt städtischen Energieversorger Energie Wasser Bern (ewb) auf das SAP-System der Zukunft. In nur acht Monaten setzte emineo für den Gesamtenergiespezialisten die SAP S/4HANA Migration erfolgreich um. Derzeit richtet emineo zudem die SAP-basierten Finanzprozesse von ewb neu aus.
Energie Wasser Bern ist ein selbstständiges, öffentlich-rechtliches Unternehmen der Stadt Bern und eines der fünf grössten städtischen Energieversorgungsunternehmen der Schweiz. Zu den Kunden zählen rund 70’000 Haushalte, 8’000 kleine und mittlere Unternehmen sowie 100 Grosskunden. Das Unternehmen stellt die Versorgung der Stadt Bern und der umliegenden Gemeinden mit Strom, Erdgas, Biogas und Wasser sicher, verwertet den Abfall zu Energie, bietet Dienstleistungen im Bereich der Elektro- und Erdgasmobilität an und baut in der Stadt Bern das Glasfasernetz. Die ERP-Prozesse des Energieversorgers laufen seit Mai 2020 auf «SAP S/4HANA». Wie viele andere Unternehmen war ewb mit der Herausforderung konfrontiert, bis 2025 beziehungsweise bis 2027 ihr SAP-System auf S/4HANA umzustellen. Zu diesem Zeitpunkt bietet die SAP keine Service-Unterstützung mehr für SAP ECC. SAP S/4HANA ermöglicht eine deutlich schnellere und stärkere Analytics- und datengetriebene Unternehmenssteuerung.
Energie Wasser Bern nutzte diese Ausgangslage, um ihre Technologiebasis, ihre Prozesse und die gesamten Betriebsabläufe neu aufzustellen und zu verbessern. Der Berner Energieversorger entwickelte mit Blick in die Zukunft bereits 2018 eine SAP-Roadmap für das gesamte Unternehmen. Zwei wichtige Meilensteine dieser Roadmap: die 1:1 Conversion auf SAP S/4HANA sowie die Neuausrichtung und Optimierung der Finanzsteuerung mit SAP S/4HANA Finance.
Für die Umsetzung dieser Meilensteine suchte ewb einen SAP-Beratungs- und Umsetzungspartner, der sie bei diesem Grossprojekt strategisch sowie technologisch berät und mit einer umfangreichen SAP S/4HANA-Expertise unterstützt. Nach einem aufwändigen Auswahlverfahren entschied sich ewb für emineo als Generalunternehmer sowie die cbs (Corporate Business Solutions) als zusätzlichen Lieferanten.
Im Rahmen einer Vorstudie evaluierte ewb die bestmögliche Herangehensweise und entschied sich für ein Vorgehen in zwei Etappen. Erstens: Die relativ schnelle 1:1 Umstellung auf SAP S/4HANA (on-premise), da diese die Voraussetzung für die künftigen SAP-Optimierungen ist. Energie Wasser Bern wählte den sogenannten «Brownfield-Ansatz», bei dem so viel wie möglich vom alten System übernommen und nur die notwendigsten Anpassungen vorgenommen werden. Zweitens: Die Neukonzeption der Führung und der Prozesse im Finanzbereich mithilfe von SAP S/4HANA Finance. Die Neukonzeption umfasst dabei die Prüfung, Optimierung und wo nötig die Neudefinition, wie zum Beispiel die Berechnung des Key Performance Indicator (KPI), der Datenbank-Berechnungen und der Werteflüsse.
Gemeinsam mit ewb und cbs setzte emineo die Umstellung auf SAP S/4HANA innerhalb von nur acht Monaten um – und dies noch unter dem veranschlagten Budget. Die nötigen Basisarbeiten mit der Installation der Software sowie der technischen Conversion wurde durch den SAP-Technologiepartner von ewb in Abstimmung mit dem Projekt bereitgestellt. Die Live-Schaltung des SAP S/4HANA-Systems inklusive HANA Datenbank erfolgte fehlerfrei und reibungslos in einem «Big-Bang-Ansatz» über ein Wochenende ohne Störung des täglichen Kerngeschäfts. Da der Wechsel zu Corona-Zeiten stattfand, setzte emineo die Live-Schaltung BAG-konform und komplett «remote» um.
«Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist ein Meilenstein unserer Unternehmensstrategie und Grundlage für unsere weitere digitale Transformation. Die umfassende SAP- und Projekterfahrung von emineo hat es uns ermöglicht, dieses wichtige Projekt schnell und sogar unter Budget umzusetzen.» – Stefan Aeschlimann, Leiter IT-Integration bei Energie Wasser Bern.
Mit dieser Conversion auf SAP S/4HANA konnte das zweite grosse Projekt starten: die Optimierung und Neuausrichtung der finanziellen Steuerung von ewb. Die Budgetierung erfolgt bis im Sommer 2021 – die Optimierung der finanziellen Steuerung soll also bis Ende 2021 komplett in SAP S/4HANA Finance umgesetzt werden. Damit umfasst dieses Projekt neue Prozesse für die gesamte Finanzplanung des Energieversorgers: von der Unternehmens- und Budgetplanung bis hin zur Mittelfrist- und Langfristplanung inklusive der Deckungsbeitragsrechnung auf allen Unternehmensebenen, Geschäftsdivisionen und Geschäftsmodellen.
Eine hohe Qualität bei der Planung und Umsetzung sowie langjährige Erfahrung sind die wichtigsten Gründe für den bisherigen Projekterfolg. In der Initialisierungsphase analysierte das Projektteam das effizienteste Vorgehen sowie verschiedene Ablöseszenarien für alle Prozesse, Berechtigungen und Transaktionen.
Das Projektteam erstellte eine Cutover-Planung für die detaillierte Abbildung der vielschichtigen Abhängigkeiten zwischen den Teilbereichen, die für die Umstellung relevant sind.
Diese Qualität in Analyse und Planung setzt emineo gemeinsam mit cbs und ewb auch in der Umsetzung fort. So plante das Projektteam aufwändige Testphasen ein: insgesamt vier Testumstellungen in Sechs-Wochen-Intervallen, um die Abhängigkeit klar zu identifizieren und die Tests weiter zu optimieren. Je nach Test arbeitete das Team rund. 2’500 Testfälle sauber ab. Die daraus entstandene hohe Qualität spiegelte sich in der folgenden, problemfreien Hypercare-Phase wider.
Als Gesamtenergiespezialist sorgt Energie Wasser Bern für eine nachhaltige Zukunft. Dazu tragen umweltschonende Angebote für Strom, Wärme und Mobilität bei. Energie Wasser Bern erwirtschaftete 2019 mit 590 Mitarbeitenden einen Jahresumsatz von 443 Mio. Schweizer Franken. Das Unternehmen bietet nachhaltige Lösungen und setzt mit eigenen Produktionsanlagen den politischen Wunsch des Stadtberner Stimmvolks nach dem Ausstieg aus der Kernenergie um. Mit der Eigentümerin, der Stadt Bern, arbeitet ewb Hand in Hand, wenn es um die Umsetzung der Klimaziele geht und leistet einen wesentlichen Beitrag zur Verringerung der CO2-Emissionen.
Patrick Meister
Head of Marketing & Communications
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