Mars 2021: En seulement huit mois, emineo a fait passer le fournisseur d’énergie municipal ewb au système SAP du futur
Migration S/4HANA et S/4HANA Finance: emineo AG, spécialisé dans le conseil informatique et le conseil SAP, a fait évoluer le fournisseur d’énergie municipal Energie Wasser Bern (ewb) vers le système SAP du futur. En seulement huit mois, emineo a mis en œuvre avec succès la migration SAP S/4HANA pour le spécialiste global de l’énergie. emineo est également en train de repositionner les processus financiers d’ewb basés sur le SAP.
Energie Wasser Bern est une entreprise indépendante de service public de la ville de Berne et l’une des cinq plus grandes entreprises du secteur de l’énergie en milieu urbain en Suisse. Elle compte parmi ses clients 70000 ménages, 8000 PME et 100 clients grand compte. L’entreprise assure l’approvisionnement en électricité, en gaz naturel, en biogaz et en eau de la ville de Berne et des communes environnantes, transforme les déchets en énergie, propose des services dans le domaine de la mobilité électrique et au gaz naturel et installe le réseau de fibre optique dans la ville de Berne. Les processus ERP du fournisseur d’énergie fonctionnent depuis mai 2020 sur «SAP S/4HANA». Comme de nombreuses autres entreprises, ewb s’est retrouvé face au défi de migrer son système SAP vers S/4HANA d’ici 2025 à 2027. À partir de cette date, le SAP ne proposera plus de service d’assistance pour SAP ECC. SAP S/4HANA permet d’accélérer et de renforcer sensiblement la gestion d’entreprise basée sur l’analyse des données.
Energie Wasser Bern a exploité cette situation initiale pour réorganiser et améliorer la base de ses technologies, ses processus et l’ensemble de ses procédures opérationnelles. Le fournisseur d’énergie bernois, tourné vers l’avenir, a élaboré dès 2018 une feuille de route SAP pour l’ensemble de l’entreprise. Deux jalons de référence de cette feuille de route: la migration à 100% vers SAP S/4HANA ainsi que la réorientation et l’optimisation de la gestion des finances avec SAP S/4HANA Finance.
Pour la mise en œuvre de ces jalons, ewb était à la recherche d’un partenaire de conseil et de mise en œuvre SAP capable de lui fournir des conseils stratégiques et technologiques pour ce projet d’envergure et de l’assister de par son expertise approfondie de SAP S/4HANA. Après une phase de sélection approfondie, ewb a reporté son choix sur emineo comme entrepreneur général et cbs (Corporate Business Solutions) comme prestataire secondaire.
Dans le cadre d’aune étude préliminaire, ewb a évalué la meilleure approche possible et a opté pour une procédure en deux étapes. Premièrement: La conversion à 100% relativement rapide vers SAP S/4HANA (sur site), condition sine qua non aux futures optimisations SAP. Energie Wasser Bern a choisi l’approche dite de «brownfield», qui consiste à conserver autant que possible les structures de l’ancien système et à ne procéder qu’aux adaptations les plus nécessaires. Deuxièmement: réorganisation de la gestion et des processus financiers à l’aide de SAP S/4HANA Finance. La réorganisation intègre le contrôle, l’optimisation et si besoin la redéfinition, comme par exemple l’indicateur clé de performance (ICP), les calculs de la base de données et des flux de valeurs.
En partenariat avec ewb et cbs, emineo a réalisé la conversion vers SAP S/4HANA en seulement huit mois, en utilisant moins que le budget alloué. Les travaux de base nécessaires à l’installation du logiciel ainsi qu’à la conversion technique ont été pris en charge par le partenaire technologique SAP d’ewb en coordination avec le projet. La mise en ligne du système SAP S/4HANA, y compris la base de données HANA, a été réalisée sans problème et en douceur en respectant une approche «big bang» en l’espace d’un week-end, sans perturber les tâches de travail quotidiennes. Étant donné que la transition a eu lieu pendant la période de crise sanitaire, emineo a amorcé la transition en conformité avec l’OFSP et dans un environnement «100% à distance».
«La conversion à SAP S/4HANA est une étape primordiale de notre stratégie d’entreprise et la base de notre transformation numérique. La grande expérience d’emineo dans le domaine SAP et projets nous a permis de déployer cet important projet rapidement et sans utiliser tout le budget alloué.» – Stefan Aeschlimann, responsable de l’intégration informatique chez Energie Wasser Bern.
Avec la conversion vers SAP S/4HANA, le deuxième grand projet a pu être initié: à savoir, l’optimisation et la réorientation de la gestion financière de la société ewb. La budgétisation aura lieu d’ici l’été 2021; l’optimisation de la gestion financière devrait donc être complètement mise en œuvre dans SAP S/4HANA Finance d’ici la fin 2021. Ce projet intègre de nouveaux processus pour l’ensemble de la planification financière du fournisseur d’énergie, c’est-à-dire de la planification d’entreprise et budgétaire en passant par la planification à moyen et long terme, y compris le calcul de la marge de contribution à tous les niveaux de l’entreprise, des divisions d’activités et des modèles commerciaux.
Le haut niveau de qualité en termes de planification et de mise en œuvre ainsi que les nombreuses années d’expérience expliquent en grande partie la réussite du projet actuel. Pendant la phase d’initialisation, l’équipe de projet a analysé l’approche la plus rentable ainsi que divers scénarios de remplacement pour tous les processus, autorisations et transactions.
L’équipe de projet a élaboré un plan de transition pour la représentation détaillée des interdépendances multi-niveaux entre les sous-secteurs essentiels à la transition.
En partenariat avec cbs et ewb, emineo poursuit cette qualité d’analyse et de planification dans la mise en œuvre. L’équipe de projet a donc planifié des phases de test étendues: quatre réalisations de test au total en six semaines d’intervalle, pour une identification claire des dépendances et l’amélioration des tests. L’équipe a travaillé sans interruption pendant la réalisation des tests. 2500 tests ont été parfaitement réalisés. La haute qualité qui en a résulté s’est traduite par le déroulement parfait de la phase Hypercare suivante.
En tant que spécialiste global de l’énergie «Energie Wasser Bern» s’engage pour un avenir durable Par le biais d’offres respectueuses de l’environnement dans les domaines de l’électricité, le chauffage et la mobilité. «Energie Wasser Bern» a réalisé en 2019 un chiffre d’affaires annuel de 443 millions de francs, avec 590 collaborateurs. L’entreprise offre des solutions durables et réalise le souhait politique des électeurs de la ville de Berne de sortir progressivement de l’énergie nucléaire grâce à des installations de production. En partenariat avec son propriétaire, la ville de Berne, ewb travaille conjointement à la mise en œuvre des objectifs climatiques et contribue sensiblement à la réduction des émissions de CO2.
Patrick Meister
Head of Marketing & Communications
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